A primeira reunião do projeto, realizada no dia 03/11/2016, no Juizado Especial Federal de São Paulo, teve como assunto principal a definição do sistema que seria utilizado para desenvolvimento: Excel ou Google Sheets.

Foram avaliados os seguintes pontos:

a) viabilidade de implementação de todas as funcionalidades desejadas; b) facilidade de controle de versões e distribuição; c) facilidade de colaboração; d) gratuidade.

Em relação ao Google Sheets foram identificados os seguintes pontos positivos e negativos:

a) pontos positivos:

• gratuidade, com 15Gb de armazenamento no Google Drive;
• armazenamento em nuvem, facilitando a distribuição e a colaboração;
• desnecessidade de instalação;
• controle de versões automático, possibilidade de integração com o Github;
• facilidade de importação de dados da web;
• funcionamento no Browser, sem necessidade de alteração das regras de TI existentes;
• integração com outros serviços do Google;
• possibilidade de criar webservices e sites gratuitos;
• possibilidade de rodar código tanto no servidor quanto no cliente;
• maior facilidade de criação de fórmulas de matriz;
• colaboração com comentários e chat window.

b) pontos negativos:

• quotas e restrições de tempo;
• processamento mais lento dos scripts;
• modelo de objetos muito menor que o do Excel;
• necessidade de reaprendizado;
• IDE mais simples para criação de scripts.

Em relação ao Excel foi levantado o seguinte:

a) pontos positivos:

• a JF detém licenças do Office 2010;
• o OneDrive dá 5 GB de armazenagem gratuitos;
• sem quotas ou restrições de tempo;
• no Office Online, possibilidade de programar em Javascript, com utilização de qualquer IDE, biblioteca, framework etc.;
• meios mais robustos para criação e depuração de fórmulas complexas;
• sistema já conhecido e utilizado pelas contadorias;
• possibilidade de estruturar os dados em tabelas;
• possibilidade de utilizar intervalos nomeados dinâmicos.

b) pontos negativos:

• o Office 2010, que é a versão licenciada pela Justiça Federal, só executa o Visual Basic for Applications (VBA), uma tecnologia antiga que será provalvemente desativada;
• necessidade de rodar o Office Online (mais simples) para acessar suplementos criados em Javascript;
• necessidade de obter hospedagem para os suplementos;
• várias APIs ainda incompletas (Microsoft Graph em estágio de desenvolvimento);
• aparentemente, não serve HTML, nem permite conversão de arquivos no servidor;
• os sites do Sharepoint são pagos;
• não há meio de criar web services complexos, sendo possível apenas utilizar um serviço REST para acesso a planilhas.

Em seguida, os dois sistemas foram comparados entre si:

Vantagens do Google Sheets sobre o Excel:

• maior facilidade de colaboração, controle de versões, distribuição, manutenção, desde que tomadas medidas de segurança e implementada a possibilidade de operação em conjunto com o Github;
• maior clareza na criação de fórmulas de matriz (Array Formulas);
• maior facilidade de criação, manutenção e distribuição de scripts;
• possibilidade de executar códigos tanto no cliente quanto no servidor e criar web services mais complexos.

Vantagens do Excel sobre Google Sheets:

• maior familiaridade dos contadores com o sistema;
• possibilidade de criar referências estruturadas e dinâmicas, com definição de intervalos nomeados utilizando fórmulas;
• recursos mais robustos para efetuar cálculos em lote;
• ferramentas de depuração para fórmulas complexas.

Ao final, chegou-se à conclusão de que o Google Sheets era o único sistema que tornaria possível implementar todas as funcionalidades desejadas, porque facilitaria a distribuição pela nuvem, daria acesso a ferramentas mais modernas de desenvolvimento e ao controle de versões.

As deficiências em relação ao Excel, especialmente no que tange à falta de referências estruturadas, poderiam ser supridas pela modularização das planilhas.

Além disso, no futuro seria provavelmente mais fácil integrar o Excel ao Google Sheets do que o inverso, já que ambos os sistemas haviam optado por adotar as tecnologias da Web e o Google Sheets já tinha avançado mais nesse caminho.